他人に仕事を任せて自身の仕事を効率化する

仕事で大切な心構え

サラリーマンでもフリーランスでも、仕事を効率化したいことには変わりはないのではないだろうか。

その中で、僕が意識している仕事の仕方をメモとして挙げておきたい。

問：その仕事、あなたがやる必要ありますか？

これだけ聞くと、やる気がない発言に聞こえるかもしれない。

ポイントは、技術的に、あなたでないとできるかできないか、だ。

説得が求められる打合せ資料や報告書など、ロジックや数式が求められる仕事は、あなたが担当する方が、パートさんに依頼するよりも効率がいい。

他方、グラフや図版の作成、図面修正、数量計算書のチェックなど、一定の型が理解できれば出来る作業は、あなたでなくともできると言える。

そのような仕事は、パートさんに入ってもらった方が効率が良い。

なにも面倒くさい仕事を押し付けろ、という意味ではない。

仕事は、適した人材に適量配分することで、効率が最大化されるからだ。

業務をブレイクダウンする

パートさんにはそんな能力はない、と思う方もいるかもしれない。

が、僕は運用の仕方次第だと考えている。

例えば、資料の作成は、パートさんに丸投げしても作ることは難しい。

しかし、その資料はパート分けできるのではないだろうか。

文章
図版
グラフ

このパート分けを自分やパートさんを含めた人員に割り振り、図版のつくりかたや最終的なアウトプットのイメージの作業工程を細分化（＝ブレイクダウン）することができれば、パートさんにでもできることが多々ある。

往々にして、どんなに豪華絢爛で緻密でボリュームのある資料作成だとしても、突き詰めれば小さな作業の集積だ。

資料作成についていえば、社員が考えるべきことは資料の作成自体ではなく、資料を作成するためのロジックやストーリーづくり、体系の構築など、資料の根底である「何を伝ええ、何を決するか」を考えつくすに注力すべきだと僕は考える。

自分の時間を拡張する

異なる視点で見ていこう。

自分を含め、だれもが限られた時間しかもっていない。
時間は有限だ。こればだれもが同意することだろう。

自分が1日にできる仕事の時間を100％として、資料の作成で100%使うことももちろんできる。

自分の時間100%=資料作成100%

そこに、20%の自分の時間をパートさんに資料作成の依頼として割くことで、あなたは80%の時間を資料作成以外の仕事に活用することが出来る。

自分の時間100%=資料作成の依頼20%+他の作業80%
パートさんの時間100%=資料作成100%

こうすることで、本来自分が行う作業をパートさんに依頼することで、自分の時間を拡張、創出することが出来る。

先ずは相手を信頼して、仕事を依頼してみよう

僕もそうだが、仕事をしているとなにかと時間がないと嘆きがちだ。

それはなぜか。すべて、自分自身でやろうとする責任感の高さもあるし、求めているものが出来上がらないリスクの存在が関係していると僕は考える。

確かに、パートさんに依頼しても、自分が求めていた資料とかけ離れたものが出来上がることも多々ある。
だから、自身で作業した方が確実だし、早い点は大いに同意だ。

その考えに、パートさんへの説明や資料のチェックの時間を投資する考えをちょっとでも入れることで、自身が持っている作業量を、1.5倍にも、2倍にも、それ以上にも増加させることが出来るのではないだろうか。

依頼の最初は確かに時間がかかる。
それを踏まえても、あなた自身が仕事を効率化させたいのなら、相手を信頼して、先ずは仕事を細分化し、任せてみてはどうだろうか。